Et beslutningsreferat er den skriftlige dokumentation for hvad der er besluttet i et selskab, hvem der besluttede det, og hvornår det skete. Det er et af de dokumenter de fleste selskaber ikke tænker over i det daglige, men som pludselig har afgørende betydning, når en tvist opstår, en due diligence gennemføres, eller Skat stiller spørgsmål. Et mangelfuldt eller fraværende beslutningsreferat er et hul i selskabets historik der kan koste dyrt.
Hvad er et beslutningsreferat?
Et beslutningsreferat er en skriftlig dokumentation for de beslutninger der er truffet på en generalforsamling eller et bestyrelsesmøde i et selskab. Det dokumenterer hvem der deltog, hvad der blev behandlet, hvad der blev besluttet, og hvornår beslutningen trådte i kraft.
I et ApS er generalforsamlingen det øverste beslutningsorgan. Her træffer anpartshaverne de overordnede beslutninger om selskabets ledelse, økonomi og struktur. Er der en bestyrelse, træffer den beslutninger om den overordnede strategi og ledelsen af selskabet. Direktøren træffer de daglige driftsmæssige beslutninger, som typisk ikke kræver et formelt referat, men som bør dokumenteres ved væsentlige dispositioner.
Beslutningsreferatet er beviset for at en beslutning er truffet korrekt og med den fornødne kompetence. Det er ikke blot et administrativt dokument. Det er selskabets historik og det grundlag som banker, investorer, revisorer og myndigheder støtter sig til, når de skal vurdere selskabets dispositioner.
Hvornår er et beslutningsreferat nødvendigt?
Der er en række situationer, hvor et beslutningsreferat er direkte nødvendigt for at en beslutning er gyldig eller kan dokumenteres.
Ændringer der kræver registrering hos Erhvervsstyrelsen forudsætter et beslutningsreferat. Det gælder fx direktørskifte, vedtægtsændringer, kapitalforhøjelse, kapitalnedsættelse og selskabets opløsning. Erhvervsstyrelsen kræver dokumentation for at beslutningen er truffet korrekt, inden ændringen registreres.
Udlodning af udbytte kræver en generalforsamlingsbeslutning. Et selskab kan ikke udbetale udbytte til anpartshaverne uden at det er besluttet på en generalforsamling og dokumenteret i et referat. En udbyttebetaling der ikke er dokumenteret korrekt, kan af Skat blive behandlet som løn og beskattet derefter.
Godkendelse af årsregnskabet sker på den ordinære generalforsamling og skal dokumenteres i et referat. Det er årsregnskabets formelle godkendelse der giver revisoren grundlag for at underskrive revisionspåtegningen.
Større dispositioner der ikke er en del af den daglige drift, bør dokumenteres i et beslutningsreferat. Det kan fx være godkendelse af større investeringer, indgåelse af væsentlige kontrakter, optagelse af lån eller afgivelse af sikkerhed på selskabets vegne.
Direktørens ansættelse og vilkår bør dokumenteres i et beslutningsreferat fra den generalforsamling eller det bestyrelsesmøde, der har truffet beslutningen om ansættelsen og de overordnede vilkår.
Ordinær og ekstraordinær generalforsamling
Der er to typer generalforsamlinger i et ApS, og begge kræver et beslutningsreferat.
Den ordinære generalforsamling afholdes én gang om året inden for de frister vedtægterne foreskriver, typisk inden udgangen af selskabets regnskabsår plus seks måneder. Her behandles årsregnskabet, eventuel udlodning af udbytte, og eventuelle andre punkter der er sat på dagsordenen.
Den ekstraordinære generalforsamling afholdes efter behov, når der opstår et behov for at træffe beslutninger der ikke kan vente til den ordinære generalforsamling. Det kan fx være ved et direktørskifte, en kapitalforhøjelse eller en vedtægtsændring.
Begge typer kræver indkaldelse til anpartshaverne med det varsel vedtægterne foreskriver, og begge kræver et referat der dokumenterer hvad der blev besluttet.
Indkaldelse og dagsorden
En generalforsamling er kun gyldig, hvis den er indkaldt korrekt. Det indebærer at alle anpartshavere er indkaldt med det rette varsel og med en dagsorden der angiver de punkter der skal behandles.
Varslet for indkaldelse fremgår af vedtægterne og er typisk to til fire uger. Er et punkt ikke på dagsordenen, kan der som udgangspunkt ikke træffes bindende beslutning om det på generalforsamlingen.
I et enmandsselskab, hvor ejer og direktør er samme person, er de formelle krav til indkaldelse og dagsorden i praksis opfyldt ved at ejeren noterer at generalforsamlingen er afholdt. Men dokumentationen er stadig vigtig. Et beslutningsreferat der er dateret og underskrevet, er langt stærkere end en mundtlig påstand om at en beslutning er truffet.
Hvad skal et beslutningsreferat indeholde?
Et beslutningsreferat behøver ikke at være langt, men det skal indeholde de rette elementer for at være juridisk holdbart.
Dato, tidspunkt og sted for mødet skal fremgå. Det fastslår hvornår beslutningen er truffet og er afgørende for at fastlægge hvornår beslutningen har virkning fra.
Hvem der deltog skal fremgå, herunder anpartshavernes navne og ejerandele, og eventuelle øvrige deltagere. Er der en dirigent eller referent, bør disse ligeledes nævnes.
Hvem der leder mødet bør fremgå. Generalforsamlinger ledes typisk af en dirigent der konstaterer at generalforsamlingen er lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.
De behandlede punkter skal beskrives i den rækkefølge de er behandlet, med tilstrækkelig detalje til at det er klart hvad der er besluttet.
Selve beslutningerne skal formuleres præcist. En beslutning om at udlodde udbytte bør angive det præcise beløb og hvornår det udbetales. En beslutning om et direktørskifte bør angive hvem der fratræder, hvem der tiltræder, og fra hvilken dato.
Stemmeresultatet bør fremgå, herunder om beslutningen er truffet med simpelt flertal eller det kvalificerede flertal som visse beslutninger kræver.
Underskrift fra dirigenten eller referenten afslutter referatet og bekræfter at indholdet er korrekt.
Hos Netadvokaten udarbejder vi beslutningsreferater til generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, tilpasset den konkrete beslutning og selskabets situation.
Særlige krav til bestemte beslutninger
Visse beslutninger stiller særlige krav til referatets indhold og til den proces der skal følges.
Vedtægtsændringer kræver typisk kvalificeret flertal, fx to tredjedele af de afgivne stemmer. Det skal fremgå af referatet at kravet er opfyldt, og de ændrede vedtægter skal vedlægges referatet.
Kapitalforhøjelse kræver at tegningskursen for de nye anparter fremgår, og at det er dokumenteret at den nye kapital er indbetalt. Er der tale om apportindskud, dvs. aktiver frem for kontanter, stiller det yderligere krav til dokumentationen.
Kapitalnedsættelse kræver at kreditorerne beskyttes via en offentliggørelse og en venteperiode, og referatet bør dokumentere at denne proces er fulgt.
Opløsning og likvidation kræver en beslutning om at selskabet træder i likvidation, udpegning af likvidator, og dokumentation for at beslutningen er truffet med det fornødne flertal. Det er det dokument der danner grundlaget for lukning af ApS via frivillig likvidation.
Godkendelse af aftaler med nærtstående parter, fx kontrakter mellem selskabet og direktøren eller en anpartshaver, bør ligeledes dokumenteres i et referat for at dokumentere at beslutningen er truffet af de rette og med de rette interessehensyn.
Beslutningsreferat i enmandsselskaber
De fleste regler om generalforsamling og beslutningsreferater er skabt med udgangspunkt i selskaber med flere ejere. I et enmandsselskab, hvor én person ejer alle anparter, er de formelle krav i praksis opfyldt ved at ejeren alene træffer beslutningen.
Men det er en udbredt misforståelse at enmandsselskaber ikke behøver beslutningsreferater. De gør. Beslutningsreferaterne er dokumentationen for at de rette beslutninger er truffet på de rette tidspunkter, og de er afgørende i en due diligence, ved et salg af selskabet, ved en skattekontrol, og ved enhver situation hvor det er nødvendigt at bevise at en bestemt beslutning er truffet.
Et enmandsselskab der ikke har ført beslutningsreferater i årevis, har et dokumentationsproblem der er dyrt og tidskrævende at rette op på i forbindelse med et salg. En køber eller investor der gennemfører en due diligence, vil forvente at finde referater for alle væsentlige beslutninger, og fraværet af dem er et rødt flag.
Opbevaring og tilgængelighed
Beslutningsreferater skal opbevares forsvarligt og være tilgængelige for selskabets revisorer, advokater og i relevante tilfælde for Erhvervsstyrelsen og Skat.
Der er ingen lovbestemt pligt til at indsende beslutningsreferater til Erhvervsstyrelsen, medmindre det er en betingelse for at registrere en bestemt ændring. Men de skal kunne fremvises på forlangende.
Opbevar referaterne digitalt og fysisk, og sørg for at de er organiserede og søgbare. En mappe med beslutningsreferater sorteret kronologisk er et aktiv ved en due diligence og en fordel ved enhver ekstern gennemgang af selskabets forhold.
Beslutningsreferat og ejeraftalen
I selskaber med flere anpartshavere bør beslutningsreferaterne ses i sammenhæng med ejeraftalen. Ejeraftalen fastlægger hvilke beslutninger der kræver enighed, hvilke der træffes med simpelt flertal, og hvilke der kræver kvalificeret flertal.
Er der truffet beslutninger i strid med ejeraftalen, kan de anfægtes af de øvrige anpartshavere. Et beslutningsreferat der dokumenterer en beslutning der er truffet korrekt i henhold til ejeraftalen, er den bedste beskyttelse mod sådanne anfægtelser.
Har I ikke en ejeraftale, er det en situation der bør rettes. Et selskab med flere ejere uden ejeraftale er et selskab hvor en konflikt er sværere at løse end nødvendigt. Hos Netadvokaten udarbejder vi ejeraftaler der fastlægger beslutningskompetencerne præcist.
Bestyrelsesprotokollen
Er der en bestyrelse i selskabet, er bestyrelsesprotokollen den løbende dokumentation for bestyrelsens beslutninger. Den fungerer på samme måde som generalforsamlingsreferaterne, men dækker bestyrelsens arbejde frem for anpartshavernes.
Bestyrelsesprotokollen bør indeholde dato og sted for mødet, hvem der deltog, hvilke punkter der blev behandlet, og hvad der blev besluttet. Den underskrives typisk af bestyrelsesformanden og de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
En bestyrelse der ikke fører protokol, har et dokumentationsproblem der er særlig alvorligt, fordi bestyrelsesmedlemmerne kan have et personligt ansvar for de beslutninger de deltager i. Et bestyrelsesmedlem der ikke kan dokumentere hvad bestyrelsen faktisk besluttede, er dårligt stillet i en eventuel ansvarssag.
Beslutningsreferat ved ændring af virksomhed
Enhver væsentlig ændring af virksomheden kræver et beslutningsreferat. Det gælder direktørskifte, navneændring, formålsændring, kapitalforhøjelse, kapitalnedsættelse og vedtægtsændringer.
Referatet er det dokument Erhvervsstyrelsen støtter sig til, når ændringen skal registreres. Uden et korrekt referat kan registreringen afvises, og ændringen er ikke juridisk gyldig over for tredjeparter.
Det er god praksis at udarbejde referatet inden ændringen registreres, og at sikre at referatet er præcist formuleret i overensstemmelse med kravene for den specifikke type beslutning.
De mest almindelige fejl
At undlade at føre beslutningsreferater i enmandsselskaber. Det er den hyppigste fejl og den der skaber flest problemer ved due diligence og salg. Enmandsselskaber har samme behov for dokumentation som selskaber med flere ejere.
At formulere beslutningerne for generelt. Et referat der blot angiver at udbyttet er godkendt, uden at angive beløb og udbetalingstidspunkt, er utilstrækkeligt. Vær præcis.
At glemme at dokumentere stemmeresultatet. For beslutninger der kræver kvalificeret flertal, skal det fremgå at kravet er opfyldt. Mangler det, kan beslutningens gyldighed anfægtes.
At undlade at underskrive referatet. Et referat uden underskrift er et udkast, ikke et dokument. Sørg for at referatet er underskrevet af dirigenten eller referenten.
At opbevare referaterne ustruktureret. Referater der ikke kan findes, er referater der ikke eksisterer i praktisk forstand. Organiser dem kronologisk og gør dem tilgængelige.
At glemme referatet ved udbytteudlodning. En udbyttebetaling uden en generalforsamlingsbeslutning kan af Skat behandles som løn. Det er en dyr fejl der er nem at undgå.
At vente med at oprette referater til due diligence er i gang. Tilbagedaterede referater er problematiske og kan skabe mistillid hos en potentiel køber. Før referaterne løbende og korrekt fra starten.