En ændring af ansættelseskontrakt er et af de emner der oftest håndteres forkert i danske virksomheder. Mange arbejdsgivere tror at de frit kan justere vilkårene i et løbende ansættelsesforhold, når forretningen kræver det. Det kan de ikke. En ændring af ansættelsesvilkår kræver enten medarbejderens samtykke eller varsles korrekt, og gøres det forkert, kan det koste selskabet dyrt i form af godtgørelseskrav og retssager.
Hvad er en ændring af ansættelseskontrakt?
En ændring af ansættelseskontrakt er en justering af de vilkår der regulerer et eksisterende ansættelsesforhold. Det kan dreje sig om lønjustering, ændret arbejdstid, ændret arbejdssted, nye arbejdsopgaver, ændret stillingsbetegnelse, nye klausuler eller andre forhold der er fastlagt i den oprindelige kontrakt.
Fælles for alle ændringer er at de ikke kan gennemføres ensidigt af arbejdsgiveren, medmindre der er tale om uvæsentlige ændringer inden for arbejdsgiverens normale ledelsesret. Det er en distinktion der er nem at sige og sværere at anvende i praksis, fordi grænsen mellem hvad der er en uvæsentlig tilpasning og hvad der er en væsentlig ændring, ikke altid er klar.
Grundreglen er enkel: ændringer til medarbejderens ugunst kræver enten samtykke eller korrekt varsling. Ændringer til medarbejderens gunst er uproblematiske. Og ændringer der ligger inden for arbejdsgiverens normale ledelsesret, kan gennemføres uden særskilt aftale.
Arbejdsgiverens ledelsesret
Arbejdsgiveren har en lovbestemt ledelsesret der giver ret til at lede og fordele arbejdet inden for de rammer ansættelseskontrakten og lovgivningen fastlægger. Det er denne ret der giver arbejdsgiveren mulighed for at ændre visse forhold uden at det kræver medarbejderens samtykke eller en opsigelse.
Inden for ledelsesretten kan arbejdsgiveren typisk ændre arbejdsopgavernes konkrete indhold, indføre nye arbejdsmetoder og procedurer, omorganisere arbejdsopgaverne internt, ændre tidspunktet for arbejdets udførelse inden for den aftalte arbejdstid, og foretage mindre justeringer af arbejdsstedet inden for samme geografiske område.
Uden for ledelsesretten, og dermed på et område der kræver aftale eller varsel, er typisk ændringer i løn, ændringer i den aftalte arbejdstid, flytning til et andet geografisk arbejdssted, væsentlige ændringer i stillingens indhold eller niveau, og indførelse af nye klausuler som konkurrenceklausul eller kundeklausul.
Grænsen er flydende og afhænger altid af en konkret vurdering. Det der er uvæsentligt i én virksomhed, kan være væsentligt i en anden. En arbejdsopgave der udgør hele kernen i en medarbejders stilling, kan ikke blot tages fra vedkommende som en rutineændring inden for ledelsesretten.
Ændring med medarbejderens samtykke
Den enkleste og sikreste måde at ændre en ansættelseskontrakt på er at indhente medarbejderens skriftlige samtykke til ændringen.
Et skriftligt samtykke der er tydeligt formuleret og underskrevet af begge parter, er en bindende aftale om de nye vilkår. Fra det tidspunkt der er angivet i aftalen, gælder de nye vilkår.
Samtykket bør fremgå af et tillæg til den eksisterende ansættelseskontrakt. Tillægget bør angive præcist hvilke bestemmelser der ændres, hvad de ændres til, og fra hvilken dato ændringen har virkning. Det bør desuden fremgå at alle øvrige vilkår i den eksisterende kontrakt forbliver uændrede.
En mundtlig aftale om ændringen er i princippet bindende, men den er svær at bevise. Er der efterfølgende tvist om hvad der er aftalt, er en mundtlig aftale et meget svagt bevisgrundlag. Dokumentér altid ændringer skriftligt.
Hos Netadvokaten udarbejder vi tillæg til ansættelseskontrakter der dokumenterer de aftalte ændringer præcist og juridisk holdbart.
Ændring uden samtykke
Vil du ændre ansættelsesvilkårene uden medarbejderens samtykke, er der en specifik fremgangsmåde der skal følges.
Fremgangsmåden er at opsige den eksisterende ansættelse og tilbyde en ny ansættelse på de ændrede vilkår. Det lyder drastisk, men det er den juridiske konstruktion der anvendes ved ensidige ændringer til medarbejderens ugunst.
Det indebærer at opsigelsesvarslerne overholdes fuldt ud. Medarbejderen opsiges med det varsel der gælder for vedkommendes anciennitet og ansættelsesform, og tilbuddet om de nye vilkår fremsættes samtidig. Accepterer medarbejderen det nye tilbud, fortsætter ansættelsen på de ændrede vilkår fra det tidspunkt opsigelsesvarslet udløber.
Afviser medarbejderen det nye tilbud, ophører ansættelsen ved udløbet af opsigelsesvarslet. Det er i den situation at spørgsmålet om saglig afskedigelse og eventuel godtgørelse rejser sig.
Opsigelsesvarsel ved ændring
Det opsigelsesvarsel der skal overholdes ved en ændring af ansættelseskontrakt, er det samme varsel der gælder ved en ordinær afskedigelse. For funktionærer er det de varsler funktionærloven foreskriver, som stiger med ancienniteten fra én måned til seks måneder.
Det betyder at en ændring der kræver opsigelse og genansættelse, kan have en meget lang gennemløbstid. En funktionær med ti års anciennitet skal varsles seks måneder. De ændrede vilkår kan dermed tidligst træde i kraft seks måneder efter at medarbejderen har modtaget varslingen.
Det er et praktisk vilkår der er vigtigt at have med i planlægningen, inden du iværksætter en ændring. Mange arbejdsgivere undervurderer gennemløbstiden og skaber unødvendige konflikter ved at forvente hurtigere ændringer end reglerne tillader.
Væsentlige versus uvæsentlige ændringer
Distinktionen mellem væsentlige og uvæsentlige ændringer er afgørende for hvilken fremgangsmåde der skal vælges, og den er en af de mest disputerede i dansk ansættelsesret.
En ændring der af medarbejderen opleves som et forringet vilkår, kan af arbejdsgiveren opfattes som en naturlig justering inden for ledelsesretten. Det er domstolene og faglige voldgiftsretter der i praksis fastlægger grænsen, og der er et stort korpus af afgørelser der vejleder om hvad der er hvad.
Som tommelfingerregel er følgende typisk væsentlige ændringer der kræver samtykke eller korrekt varsel: lønnedgang af enhver størrelse, reduktion i arbejdstiden der reducerer lønnen, flytning af arbejdsstedet til en anden by, degradering til en lavere stilling eller et lavere ansvarsniveau, indførelse af skifteholdsarbejde der ikke er aftalt, og indførelse af rådighedsvagt ud over det aftalte.
Uvæsentlige ændringer inden for ledelsesretten er typisk: mindre justering af arbejdsopgaverne inden for stillingens overordnede rammer, indførelse af nye it-systemer og arbejdsmetoder, ændret mødetidspunkt inden for den aftalte arbejdstid, og omorganisering der ikke ændrer stillingens niveau eller løn.
Er du i tvivl om en ændring er væsentlig eller ej, er det altid det sikreste at indhente medarbejderens samtykke frem for at gennemføre ændringen ensidigt.
Konsekvensen af en forkert gennemført ændring
En ændring af ansættelseskontrakt der er gennemført forkert, kan have alvorlige konsekvenser for arbejdsgiveren.
Funktionærer der opsiger på grund af ændringen kan i visse tilfælde betragte ændringen som en arbejdsgivers opsigelse og kræve godtgørelse svarende til en usaglig afskedigelse. Det kræver at ændringen er så væsentlig og indgribende at medarbejderen med rette kan betragte det som en ophævelse af ansættelsesforholdet fra arbejdsgiverens side.
Medarbejdere der protesterer mod ændringen uden at opsige beholder som udgangspunkt ret til de oprindelige vilkår, indtil ændringen er korrekt varslet eller aftalt. En protest der er fremsat skriftligt og tydeligt, er dokumentationen for at medarbejderen ikke har accepteret ændringen.
Godtgørelseskrav kan opstå hvis ændringen behandles som en uberettiget afskedigelse. Godtgørelsen svarer typisk til en til tre måneders løn, afhængigt af anciennitet og omstændighederne.
Det er konsekvenser der er lette at undgå med den rette fremgangsmåde. En ændring der gennemføres korrekt, med samtykke eller med korrekt varsel, giver ikke grundlag for krav.
Ændring af løn
Lønændringer er den hyppigste form for ændring af ansættelseskontrakt og den der kræver mest opmærksomhed.
En lønforhøjelse er uproblematisk og kræver blot en skriftlig bekræftelse af den nye løn, eventuelt i et tillæg til ansættelseskontrakten.
En lønnedgang er en væsentlig ændring der altid kræver medarbejderens samtykke. Er medarbejderen ikke enig i lønnedgangen, kan den kun gennemføres ved opsigelse og tilbud om genansættelse på de nye vilkår med det fulde opsigelsesvarsel.
Det er et punkt der er særlig relevant i perioder med økonomisk pres, hvor mange arbejdsgivere forsøger at reducere lønomkostningerne hurtigt. En midlertidig lønnedgang der er aftalt med medarbejderen skriftligt, er gyldig. En lønnedgang der påtvinges medarbejderen, er ugyldig og kan give anledning til krav.
Ændring af arbejdstid
En ændring af den aftalte arbejdstid er ligeledes en væsentlig ændring der kræver samtykke eller korrekt varsel.
Det gælder både en forøgelse og en reduktion af arbejdstiden. En forøgelse af arbejdstiden uden tilsvarende lønstigning er reelt en lønnedgang pr. time og behandles dermed som en forringelse. En reduktion af arbejdstiden der medfører en tilsvarende lønreduktion, er åbenlyst til medarbejderens ugunst.
Indførelse af fleksibel arbejdstid, hjemmearbejde eller andre arbejdstidsordninger der afviger fra den aftalte, bør aftales skriftligt med medarbejderen, selvom de i mange tilfælde vil blive modtaget positivt.
Ændring af arbejdssted
En flytning af arbejdsstedet er en af de ændringer der oftest giver anledning til tvist, fordi dens væsentlighed afhænger meget af de konkrete omstændigheder.
En flytning af arbejdsstedet inden for den samme by eller det samme geografiske område vil typisk ligge inden for ledelsesretten og kan gennemføres uden samtykke, forudsat at der ikke er en specifik adresse aftalt i ansættelseskontrakten.
En flytning til en anden by, der væsentligt forlænger medarbejderens transporttid eller kræver en flytning af bopæl, er en væsentlig ændring der kræver samtykke eller korrekt varsel.
Er der i ansættelseskontrakten angivet en specifik adresse som arbejdssted, er enhver flytning derfra en ændring af kontrakten. Det er et argument for at ansættelseskontrakter bør formulere arbejdsstedet på et lidt højere niveau, fx en by eller et geografisk område, frem for en præcis adresse.
Indførelse af nye klausuler
En særlig situation er hvis du ønsker at tilføje en konkurrenceklausul, en kundeklausul eller en fortrolighedsklausul til en eksisterende ansættelseskontrakt der ikke indeholder disse.
Disse klausuler kræver altid medarbejderens samtykke. De kan ikke påtvinges via opsigelse og genansættelse, fordi indførelsen af en konkurrenceklausul kræver en særskilt aftale og kompensation i henhold til ansættelsesklausulloven.
Ønsker du at indføre en konkurrenceklausul for en medarbejder der er ansat uden en sådan, skal du forhandle det med medarbejderen og aftale den kompensation klausulen kræver. Uden kompensation er klausulen ugyldig.
Tillæg til ansættelseskontrakten
Uanset om en ændring sker med samtykke eller via opsigelse og genansættelse, bør den ændrede situation dokumenteres i et tillæg til den eksisterende ansættelseskontrakt.
Et tillæg er et kort dokument der angiver præcist hvilke punkter i den eksisterende kontrakt der ændres, hvad de ændres til, og fra hvilken dato. Det bør desuden angive at alle øvrige vilkår forbliver uændrede.
Tillægget underskrives af begge parter og opbevares som en del af ansættelsesdokumentationen. Det er dokumentationen for hvad der er aftalt, og det er bevisgrundlaget i en eventuel tvist.
En aftale om ændring der er formuleret i en e-mail frem for et formelt tillæg, er teknisk set gyldig, men den er sværere at administrere og kan give anledning til tvivl om præcis hvad der er aftalt. Brug altid et formelt tillæg.
Hos Netadvokaten udarbejder vi tillæg til ansættelseskontrakter der dokumenterer ændringerne præcist og sikrer at alle relevante forhold er adresseret.
Ændring ved ændring af virksomhed
En ændring af virksomhedens struktur, fx en omorganisering, en fusion eller en virksomhedsoverdragelse, kan udløse behov for ændringer af ansættelseskontrakterne.
Ved en virksomhedsoverdragelse overtager den nye ejer medarbejdernes ansættelsesforhold på uændrede vilkår. Det er virksomhedsoverdragelseslovens udgangspunkt. Den nye ejer kan ikke ændre vilkårene i forbindelse med overdragelsen.
Ønsker den nye ejer at ændre vilkårene efterfølgende, skal det ske på samme måde som enhver anden ændring: med samtykke eller med korrekt varsel.
Er der en omorganisering inden for den samme virksomhed, fx som led i en ændring af virksomheden der medfører nye stillinger og nye ansvarsområder, bør de berørte medarbejders kontrakter gennemgås og opdateres, så de afspejler den nye situation.
Ændring i prøvetiden
Prøvetiden giver arbejdsgiveren mulighed for at afbryde ansættelsen med et kortere varsel, men den giver ikke en ubegrænset ret til at ændre vilkårene.
Ændringer af væsentlige vilkår i prøvetiden kræver stadig samtykke eller varsel, præcis som i den faste ansættelse. Den kortere opsigelsesfrist i prøvetiden betyder blot at gennemløbstiden ved en opsigelse og genansættelse på nye vilkår er kortere, ikke at reglerne om ændringer er anderledes.
Dokumentation og opfølgning
Enhver ændring af ansættelseskontrakt bør dokumenteres systematisk og opbevares som en del af medarbejderens ansættelsesdokumentation.
Hold styr på den originale ansættelseskontrakt og alle efterfølgende tillæg i kronologisk rækkefølge. Det er dokumentationen for det samlede aftalegrundlag, og det er bevisgrundlaget i en eventuel tvist om hvad der er aftalt og hvornår.
Er der sket mundtlige aftaler om ændringer der aldrig er dokumenteret skriftligt, er det en risiko der bør adresseres snarest. En efterfølgende skriftlig bekræftelse af en mundtlig aftale er ikke ideel, men det er bedre end ingen dokumentation.
Ansættelsesbevisloven ved ændringer
Ansættelsesbevisloven stiller ikke kun krav om at den originale kontrakt er skriftlig og fyldestgørende. Den stiller tilsvarende krav om at ændringer i de lovpligtige oplysninger dokumenteres skriftligt og gives til medarbejderen senest den dato ændringen træder i kraft.
Det indebærer at ændringer i løn, arbejdstid, arbejdssted, stilling og opsigelsesvarsel skal dokumenteres og udleveres inden ændringen har virkning. En ændring der gennemføres uden at opdatere den skriftlige dokumentation, er et brud på ansættelsesbevisloven der kan udløse et godtgørelseskrav fra medarbejderen.
De mest almindelige fejl
At gennemføre væsentlige ændringer ensidigt uden samtykke eller varsel. Det er den hyppigste fejl og den der giver de største konsekvenser. Indhent altid samtykke eller varsle korrekt.
At tro at mundtlig aftale er tilstrækkelig. Mundtlige aftaler er svære at bevise. Dokumentér altid ændringer i et skriftligt tillæg.
At undervurdere gennemløbstiden. En funktionær med lang anciennitet skal varsles op til seks måneder. Planlæg ændringer med det i mente.
At glemme at opdatere ansættelsesbevisloven ved ændringer. Ændringer i lovpligtige oplysninger skal dokumenteres og udleveres inden ændringen træder i kraft.
At indføre klausuler uden samtykke og kompensation. En konkurrenceklausul der ikke er aftalt og kompenseret, er ugyldig.
At bruge en lønnedgang som alternativ til afskedigelse. En lønnedgang der ikke er aftalt, er en uberettiget ændring der kan give anledning til krav om godtgørelse.
At gennemføre ændringer i forbindelse med en virksomhedsoverdragelse. Medarbejdernes vilkår kan ikke ændres som led i overdragelsen. Ændringer skal ske efterfølgende og på de sædvanlige vilkår.
At glemme at opdatere direktørkontrakten ved ændringer i direktørens vilkår. En direktørkontrakt er underlagt de samme principper og bør opdateres med et tillæg ved ændringer i vilkårene.