En ansættelseskontrakt er fundamentet for ethvert ansættelsesforhold. Den fastlægger vilkårene for samarbejdet, beskytter begge parter og forebygger de konflikter der ellers opstår, når forventninger ikke er afstemt skriftligt. En mangelfuld ansættelseskontrakt er ikke blot et juridisk problem. Det er en kilde til misforståelser, tvister og i yderste konsekvens dyre retssager. Her får du det fulde overblik over hvad en ansættelseskontrakt skal indeholde, hvilke regler der gælder, og hvad du skal være opmærksom på som arbejdsgiver.
Hvad er en ansættelseskontrakt?
En ansættelseskontrakt er en skriftlig aftale mellem en arbejdsgiver og en medarbejder der fastlægger vilkårene for ansættelsesforholdet. Den beskriver arbejdsopgaverne, løn og øvrige ydelser, arbejdstid, opsigelsesvilkår og en række andre forhold der er relevante for det konkrete ansættelsesforhold.
En ansættelseskontrakt er ikke alene en aftale mellem to parter. Den eksisterer i et juridisk landskab af ufravigelige regler i lovgivningen og i mange tilfælde i overenskomster der sætter minimumsvilkår som ikke kan fraviges til medarbejderens ugunst. Det er dette juridiske landskab der gør det nødvendigt at have styr på reglerne, inden du formulerer kontrakten.
Ansættelsesbevisloven fastlægger at arbejdsgivere er forpligtet til at give medarbejdere der arbejder mere end en gennemsnitlig time om ugen, en skriftlig ansættelseskontrakt der indeholder de lovpligtige oplysninger. Det er ikke en kan-regel. Det er et krav, og manglende overholdelse kan medføre godtgørelseskrav fra medarbejderen.
Hvornår skal ansættelseskontrakten udleveres?
Ansættelsesbevisloven stiller krav til hvornår ansættelseskontrakten skal udleveres. De vigtigste oplysninger skal gives senest syv dage efter ansættelsesforholdets start, og de øvrige oplysninger senest en måned efter.
Det er en frist mange arbejdsgivere overser. I travle opstartsfaser kan papirarbejdet nemt udskydes, men en medarbejder der er ansat i uger eller måneder uden en skriftlig kontrakt, er en potentiel kilde til krav om godtgørelse.
Udlever ansættelseskontrakten inden medarbejderen starter, eller senest på første arbejdsdag. Det er den praksis der er klarest og efterlader ingen tvivl om at forpligtelsen er opfyldt.
Lovpligtige oplysninger i ansættelseskontrakten
Ansættelsesbevisloven fastlægger hvilke oplysninger der skal fremgå af ansættelseskontrakten. Det er ikke valgfrit at udelade disse, og mangler en af dem, er kontrakten ufuldstændig i lovens forstand.
Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse skal fremgå klart, herunder CVR-nummer for virksomheden.
Arbejdsstedets beliggenhed skal angives. Er der tale om et fast arbejdssted, angives adressen. Har medarbejderen skiftende arbejdssteder, skal det fremgå.
Stillingsbetegnelse og arbejdsbeskrivelse skal give medarbejderen et klart billede af hvad jobbet indebærer. En for vag beskrivelse kan give anledning til uenighed om hvad der er inden for og uden for stillingens rammer.
Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt skal angives præcist med dato.
Ansættelsesforholdets forventede varighed skal fremgå, hvis det er en tidsbegrænset ansættelse. Er det en tidsubegrænset ansættelse, skal det angives.
Løn og øvrige ydelser skal beskrives, herunder grundløn, tillæg, pension, feriepenge og eventuelle naturalier som fri bil eller telefon. Betalingstidspunktet og betalingsmåden skal ligeledes fremgå.
Arbejdstid skal angives, herunder den ugentlige arbejdstid og eventuelle særlige arbejdstidsordninger.
Ferie skal beskrives, herunder ret til ferie og feriegodtgørelse i henhold til ferieloven.
Opsigelsesvarsel skal fremgå for begge parter, herunder de varsler der gælder for medarbejderens opsigelse og for arbejdsgiverens opsigelse.
Gældende overenskomst skal nævnes, hvis ansættelsesforholdet er dækket af en overenskomst.
Funktionærloven og dens betydning
Funktionærloven er en af de mest centrale love i dansk ansættelsesret, og den gælder automatisk for en stor del af de ansatte i danske virksomheder.
Funktionærloven gælder for medarbejdere der primært udfører kontor- eller lagerarbejde, teknisk eller klinisk arbejde, eller tilsyn og kontrol med andres arbejde, forudsat at arbejdstiden udgør mere end otte timer om ugen.
Loven fastsætter minimumsvilkår for opsigelsesvarsel, godtgørelse ved uberettiget afskedigelse, krav på løn under sygdom og en række andre rettigheder. Disse rettigheder kan ikke fraviges til medarbejderens ugunst i ansættelseskontrakten. Er der aftalt kortere opsigelsesvarsler i kontrakten end det funktionærloven foreskriver, er det funktionærlovens varsler der gælder.
Det er et punkt mange arbejdsgivere undervurderer. En ansættelseskontrakt der er formuleret i strid med funktionærloven, er ikke ugyldig som helhed. De ugunstige vilkår erstattes blot af lovens minimumskrav. Det kan betyde at medarbejderen har bedre rettigheder end du troede, præcis på de punkter der er vigtigst i en konfliktsituation.
Opsigelsesvarsler
Opsigelsesvarsler er et af de punkter der oftest giver anledning til tvister, og det er et punkt der kræver præcision i ansættelseskontrakten.
For funktionærer fastsætter funktionærloven minimumsvarslerne fra arbejdsgiverens side, som stiger med ancienniteten. En medarbejder med under seks måneders anciennitet har krav på et måneds opsigelsesvarsel. Ved to til fem års anciennitet er varslet tre måneder, og det stiger herefter med en måned for hvert tredje år op til maksimalt seks måneder.
Medarbejderens eget opsigelsesvarsel er som udgangspunkt en måned, uanset anciennitet, medmindre andet er aftalt.
For ikke-funktionærer, typisk timelønnede og visse håndværkere, er opsigelsesvarslet typisk kortere og afhænger af overenskomsten og den konkrete aftale.
En ansættelseskontrakt kan aftale længere opsigelsesvarsler end lovens minimum, men aldrig kortere til medarbejderens ugunst. Er der aftalt et kortere varsel i kontrakten, er det lovens varsel der gælder.
Prøvetid
Mange ansættelseskontrakter indeholder en prøvetid, typisk på tre måneder. I prøvetiden gælder kortere gensidige opsigelsesvarsler, og medarbejderen har ikke de samme rettigheder ved afskedigelse som en medarbejder der har bestået prøvetiden.
For funktionærer er prøvetiden maksimalt tre måneder, og opsigelsesvarslerne i prøvetiden er typisk fjorten dage fra begge sider.
En prøvetid skal aftales eksplicit i ansættelseskontrakten for at have virkning. En mundtlig aftale om prøvetid er svær at dokumentere og dermed svær at håndhæve.
Konkurrenceklausul og kundeklausul
Mange ansættelseskontrakter indeholder en konkurrenceklausul der begrænser medarbejderens mulighed for at arbejde for en konkurrent efter ansættelsesforholdets ophør. En kundeklausul begrænser medarbejderens mulighed for at kontakte virksomhedens kunder.
Reglerne for konkurrenceklausuler er strammet markant med lov om ansættelsesklausuler fra 2016. En konkurrenceklausul er kun gyldig, hvis medarbejderen har en særlig betroet stilling, klausulen kompenseres med mindst 40 procent af lønnen i klausulens løbetid, og klausulen ikke strækker sig ud over tolv måneder.
En konkurrenceklausul der ikke opfylder disse krav, er ugyldig og kan ikke håndhæves. Det er et punkt der kræver præcis formulering i ansættelseskontrakten, og en standardformulering der ikke er tilpasset de gældende regler, kan give dig en klausul der ikke beskytter dig som forventet.
Løn under sygdom
Funktionærloven giver funktionærer ret til fuld løn under sygdom fra første sygedag og uden tidsbegrænsning, så længe ansættelsesforholdet løber.
For ikke-funktionærer er retten til løn under sygdom reguleret af overenskomsten eller ansættelseskontrakten. Mange overenskomster giver ret til sygeløn, men vilkårene varierer.
Sygedagpengeloven giver alle lønmodtagere ret til sygedagpenge fra kommunen, men sygedagpengene er et supplement til eller en erstatning for lønnen, ikke en tilføjelse oveni.
Det er et punkt mange medarbejdere ikke er klar over, og det er et punkt der bør fremgå klart af ansættelseskontrakten, herunder om medarbejderen modtager fuld løn, sygedagpenge eller en kombination.
Pension
Pensionsbidraget er en del af lønpakken og skal fremgå af ansættelseskontrakten. For medarbejdere der er dækket af en overenskomst, er pensionsbidraget typisk fastsat i overenskomsten. For medarbejdere uden overenskomst er det et forhandlingsspørgsmål.
Det er vigtigt at angive både arbejdsgiverens og medarbejderens andel af pensionsbidraget, og hvilken pensionskasse bidraget indbetales til. En ansættelseskontrakt der ikke specificerer pensionsvilkårene, efterlader en uklar forpligtelse.
Arbejdstid og overarbejde
Arbejdstiden skal angives i ansættelseskontrakten, herunder den ugentlige normalarbejdstid og eventuelle regler for overarbejde.
Arbejdstidsdirektivet sætter en maksimumgrænse på 48 timer om ugen i gennemsnit over en referenceperiode. Det er et krav der gælder uanset hvad der er aftalt i kontrakten.
Er overarbejde en del af stillingen, bør det fremgå om overarbejde kompenseres med tillæg, afspadsering eller er inkluderet i lønnen. En vag formulering om at medarbejderen forventes at arbejde det antal timer jobbet kræver, er ikke tilstrækkelig og kan give anledning til krav om overarbejdsbetaling.
Ferie
Ferieloven giver alle medarbejdere ret til 25 dages betalt ferie om året. Det er et lovkrav der ikke kan fraviges. Ansættelseskontrakten bør angive feriens optjening og afholdelse i overensstemmelse med ferielovens regler.
Mange virksomheder aftaler derudover ekstra feriefridage eller feriepenge ud over lovens minimum. Disse bør ligeledes fremgå af ansættelseskontrakten.
Fortrolighed og tavshedspligt
De fleste ansættelseskontrakter indeholder en fortrolighedsklausul der forpligter medarbejderen til ikke at videregive fortrolige oplysninger om virksomheden til tredjeparter. Det dækker typisk forretningshemmeligheder, kundeoplysninger, strategier og andre følsomme informationer.
Fortrolighedsklausulen bør afgrænses præcist. En for bred klausul kan i praksis være svær at håndhæve, og en for smal klausul beskytter ikke de oplysninger der reelt er følsomme.
For virksomheder der har særlig sensitiv viden eller forretningshemmeligheder, kan en selvstændig fortrolighedsaftale, en NDA, give en stærkere beskyttelse end en klausul i ansættelseskontrakten.
Ansættelseskontrakt til direktøren
En direktørs ansættelsesforhold adskiller sig fra en ordinær medarbejders på en række punkter, og en direktørkontrakt er ikke det samme som en ansættelseskontrakt til en funktionær.
Direktøren er selskabets øverste leder og er underlagt selskabslovens regler om ledelsesansvar. Direktøren er typisk ikke funktionær og er dermed ikke beskyttet af funktionærlovens regler om opsigelsesvarsel og godtgørelse ved uberettiget afskedigelse.
En direktørkontrakt regulerer direktørens ansvar, beføjelser, aflønning, bonus, opsigelsesvilkår, konkurrenceklausul og eventuelle særlige vilkår for stillingen. Den bør udformes specifikt til direktørrollen og ikke blot som en standard ansættelseskontrakt med en anden titel.
Ansættelseskontrakt i enkeltmandsvirksomhed og ApS
Ansættelseskontrakten gælder uanset om du driver enkeltmandsvirksomhed eller ApS. Reglerne om ansættelsesbevisloven og funktionærloven gælder for begge selskabsformer.
Den praktiske forskel er at et ApS er en mere robust ramme for ansættelse. Er du syg eller dør som enkeltmand, ophører virksomheden reelt med det samme, og medarbejdernes ansættelsestryghed er dermed begrænset. I et ApS fortsætter selskabet uanset hvad der sker med ejeren personligt.
Er du i gang med at oprette et ApS og ønsker at ansætte medarbejdere, er det en god idé at udarbejde ansættelseskontrakterne i forbindelse med stiftelsen, så de er klar inden den første medarbejder starter.
Ændring af ansættelsesvilkår
Vil du som arbejdsgiver ændre en medarbejders ansættelsesvilkår, fx løn, arbejdstid eller arbejdssted, kræver det som udgangspunkt medarbejderens accept.
Ændringer der er til gunst for medarbejderen, er typisk uproblematiske. Ændringer der er til ugunst, kræver enten medarbejderens samtykke eller varsles med det opsigelsesvarsel der gælder for det pågældende ansættelsesforhold.
En ensidigt påtvunget ændring til medarbejderens ugunst uden det rette varsel kan i praksis behandles som en uberettiget afskedigelse og udløse krav om godtgørelse.
Ændringer bør dokumenteres skriftligt i et tillæg til ansættelseskontrakten, underskrevet af begge parter. Det er dokumentationen for at ændringen er aftalt og gyldig.
Afskedigelse og fratrædelse
Ansættelseskontrakten fastlægger opsigelsesvarslet, men den erstatter ikke reglerne om saglig afskedigelse. En medarbejder med mere end ni måneders anciennitet har krav på at en afskedigelse er sagligt begrundet.
En uberettiget afskedigelse kan udløse en godtgørelse der typisk svarer til et til tre måneders løn, og i visse tilfælde mere. Det er en udgift der er nem at undgå, hvis afskedigelsen håndteres korrekt.
En advarsel inden afskedigelse er ikke et lovkrav, men det er god praksis og styrker arbejdsgiverens retsstilling. En medarbejder der er afskediget for forhold han ikke er gjort opmærksom på, har et stærkere grundlag for at anfægte afskedigelsen.
Dokumentér altid begrundelsen for en afskedigelse skriftligt, og sørg for at den er saglig og veldokumenteret inden du handler. Hos Netadvokaten udarbejder vi opsigelsesbreve og rådgiver om processen ved afskedigelse.
De mest almindelige fejl
At udlevere ansættelseskontrakten for sent. De vigtigste oplysninger skal gives inden syv dage. Udlever kontrakten inden eller på første arbejdsdag.
At bruge en standardkontrakt der ikke er opdateret. Reglerne ændrer sig. En standardkontrakt fra internettet der ikke er tilpasset de gældende regler og din konkrete situation, kan indeholde ugyldige klausuler.
At formulere konkurrenceklausulen forkert. En konkurrenceklausul der ikke opfylder kravene i ansættelsesklausulloven, er ugyldig. Sørg for at klausulen er korrekt formuleret og kompenseret.
At aftale kortere opsigelsesvarsler end loven foreskriver. Kontrakten kan ikke fravige funktionærlovens minimumsvilkår til medarbejderens ugunst. Det kortere varsel er ugyldigt, og lovens varsel gælder.
At glemme at dokumentere ændringer i ansættelsesvilkårene. Mundtlige aftaler om ændringer er svære at bevise. Dokumentér altid i et skriftligt tillæg.
At afskedigige en medarbejder uden saglig begrundelse. En uberettiget afskedigelse kan udløse en godtgørelse. Sørg for at begrundelsen er saglig og dokumenteret.
At bruge den samme kontrakt til direktøren som til medarbejderne. En direktørkontrakt er et særskilt dokument der er tilpasset direktørrollens særlige juridiske stilling.
At glemme at opdatere kontrakterne ved lovændringer. Ansættelsesretten udvikler sig løbende. Gennemgå dine standardkontrakter med jævne mellemrum og opdater dem ved væsentlige lovændringer.