En skriftlig advarsel er et af de vigtigste redskaber en arbejdsgiver har til at håndtere problemer i et ansættelsesforhold. Bruges den korrekt, er den fundamentet for en eventuel efterfølgende afskedigelse. Bruges den forkert eller slet ikke, risikerer du at stå uden juridisk grundlag, når du har brug for det. Her får du det fulde overblik over hvornår du skal give en skriftlig advarsel, hvad den skal indeholde, og hvad den ikke kan bruges til.
Hvad er en skriftlig advarsel?
En skriftlig advarsel er en formel meddelelse til en medarbejder om at et bestemt forhold i ansættelsesforholdet er uacceptabelt, og at en gentagelse eller fortsættelse kan føre til afskedigelse. Den dokumenterer at arbejdsgiveren har gjort medarbejderen opmærksom på problemet og givet vedkommende mulighed for at rette op på det.
En skriftlig advarsel er ikke en straf. Det er en dokumenteret meddelelse der tjener to formål. For det første giver den medarbejderen en klar og utvetydig besked om at adfærden eller arbejdsindsatsen ikke er acceptabel. For det andet etablerer den det juridiske grundlag der er nødvendigt for at en efterfølgende afskedigelse kan betragtes som saglig.
Det er det andet formål der er afgørende fra et juridisk perspektiv. En medarbejder med mere end ni måneders anciennitet har krav på at en afskedigelse er sagligt begrundet. En afskedigelse for forhold medarbejderen aldrig er gjort opmærksom på, er svær at forsvare som saglig. En forudgående skriftlig advarsel dokumenterer at medarbejderen kendte til problemet og fik mulighed for at ændre adfærd.
Hvornår bør du give en skriftlig advarsel?
En skriftlig advarsel er relevant i en række situationer, og det er vigtigt at forstå at ikke alle problemer kræver en advarsel inden afskedigelse.
Gentagen eller vedvarende uacceptabel adfærd er den klassiske situation. En medarbejder der møder for sent igen og igen, trods mundtlige påtaler. En medarbejder der ikke leverer den aftalte arbejdsindsats over en periode. En medarbejder der opfører sig upassende over for kolleger eller kunder. Her er den skriftlige advarsel det rette skridt, fordi det signalerer alvor og dokumenterer at problemet er taget op.
Manglende overholdelse af virksomhedens regler og politikker kan ligeledes begrunde en skriftlig advarsel. En medarbejder der gentagne gange overtræder virksomhedens retningslinjer, og som er gjort opmærksom på dem, bør advares skriftligt inden videre skridt tages.
Utilfredsstillende arbejdsindsats er et mere delikat område, fordi det kræver at arbejdsgiveren har kommunikeret klare forventninger og givet medarbejderen mulighed for at indfri dem. En skriftlig advarsel der fastlægger præcist hvad der forventes og inden for hvilken tidsramme, er fundamentet for en efterfølgende saglig afskedigelse.
Der er dog situationer, hvor en skriftlig advarsel ikke er nødvendig inden afskedigelse. Groft misligholder medarbejderen ansættelsesforholdet, fx ved tyveri, vold, groft bedrageri eller grove tillidsbrud, kan arbejdsgiveren bortvise medarbejderen med øjeblikkelig virkning uden forudgående advarsel. Her er forholdet af en karakter der i sig selv begrunder en øjeblikkelig reaktion.
Mundtlig advarsel versus skriftlig advarsel
Mange arbejdsgivere starter med en mundtlig advarsel og eskalerer til en skriftlig, hvis problemet fortsætter. Det er en fornuftig praksis, men det er vigtigt at forstå forskellen på de to.
En mundtlig advarsel er en samtale hvor medarbejderen gøres opmærksom på problemet. Den er vigtig som kommunikation, men den er næsten umulig at dokumentere præcist i efterfølgende. Hvad præcist sagde du? Hvornår? Forstod medarbejderen alvoren?
En skriftlig advarsel eliminerer al usikkerhed. Den dokumenterer hvad der er kommunikeret, hvornår, og hvad der forventes fremover. Det er den skriftlige advarsel der juridisk set tæller, når spørgsmålet om saglig afskedigelse skal vurderes.
Det er ikke altid nødvendigt at starte med en mundtlig advarsel. Er forholdet alvorligt nok fra begyndelsen, bør den skriftlige advarsel gives med det samme. Er der tvivl, er det altid bedre at gå direkte til den skriftlige advarsel frem for at spilde tid på en mundtlig der ikke kan dokumenteres.
Hvad skal en skriftlig advarsel indeholde?
En skriftlig advarsel er kun juridisk brugbar, hvis den er præcis og fyldestgørende. En vag advarsel der ikke beskriver forholdet konkret, er svær at bruge som grundlag for en efterfølgende afskedigelse.
Dato skal fremgå, både datoen for advarslen og eventuelt datoen for det forhold der beskrives.
Identifikation af parterne skal fremgå, herunder medarbejderens navn, stilling og afdeling, og virksomhedens navn.
En præcis beskrivelse af det konkrete forhold er det vigtigste element. Hvad er problemet? Hvornår opstod det? Hvad er sket præcist? Generelle formuleringer som “din adfærd er uacceptabel” er utilstrækkelige. Beskriv det konkrete hændelsesforløb med tid, sted og handling.
En angivelse af hvad der forventes fremover skal fremgå klart. Hvad skal medarbejderen gøre anderledes? Inden for hvilken tidsramme? En advarsel uden klare forventninger giver medarbejderen intet at rette sig efter.
En klar angivelse af konsekvensen skal fremgå. Det bør stå eksplicit at en gentagelse eller fortsættelse af forholdet kan føre til afskedigelse. Det er den del der giver advarslen dens juridiske vægt.
Medarbejderens mulighed for at kommentere bør fremgå. Medarbejderen bør have mulighed for at kvittere for modtagelsen og eventuelt tilkendegive sin opfattelse af sagen. Det betyder ikke at medarbejderen skal acceptere advarslen, men at vedkommende bekræfter at have modtaget den.
Underskrift fra arbejdsgiveren skal fremgå, og der bør indhentes en kvittering for modtagelsen fra medarbejderen.
Hos Netadvokaten udarbejder vi skriftlige advarsler der er præcist formulerede, juridisk holdbare og dækkende for det konkrete forhold.
Hvad en skriftlig advarsel ikke kan
Det er lige så vigtigt at forstå hvad en skriftlig advarsel ikke kan, som hvad den kan.
En skriftlig advarsel er ikke en garanti for at en efterfølgende afskedigelse er saglig. Saglighedsvurderingen afhænger af en helhedsbedømmelse, herunder forholdet der er advaret for, medarbejderens anciennitet, om medarbejderen faktisk har haft mulighed for at forbedre sig, og om der er sket en forbedring der efterfølgende er ignoreret.
En skriftlig advarsel forældes. En advarsel der er givet for to år siden for et forhold der siden hen er rettet op på, har begrænset juridisk vægt som grundlag for en afskedigelse for et nyt og anderledes forhold. Advarslen er relevant for det specifikke forhold den vedrører, og dens vægt reduceres over tid.
En skriftlig advarsel kan ikke bruges til at skjule en sagligt ubegrundet afskedigelse. Giver du en advarsel for et konstrueret eller uvæsentligt forhold med det formål at skabe et juridisk grundlag for en afskedigelse der reelt er begrundet i noget andet, er det ikke en saglig fremgangsmåde. Det er en praksis der kan afsløres og medføre krav om godtgørelse for usaglig afskedigelse.
En skriftlig advarsel kan heller ikke erstatte dialogen med medarbejderen. En advarsel der sendes pr. mail uden en forudgående eller efterfølgende samtale, er juridisk set gyldig, men det er en ledelsesmæssig tilgang der sjældent løser problemet og kan forværre arbejdsforholdet unødigt.
Samtalen inden den skriftlige advarsel
Selvom det ikke er et lovkrav, er det god praksis at have en samtale med medarbejderen inden den skriftlige advarsel udleveres eller sendes.
Samtalen giver medarbejderen mulighed for at forklare sin side af sagen, og den giver arbejdsgiveren mulighed for at vurdere om forholdet er korrekt forstået. Er der en forklaring på medarbejderens adfærd som arbejdsgiveren ikke var bekendt med, fx personlige problemer eller helbredsmæssige forhold, bør det indgå i vurderingen.
Samtalen bør dokumenteres i et kort referat. Det kan være et internt notat der beskriver hvornår samtalen fandt sted, hvem der deltog, hvad der blev drøftet, og hvad medarbejderen tilkendegav. Referatet er ikke en del af den skriftlige advarsel, men det er en del af den samlede dokumentation.
Medarbejderens ret til bisidder
En medarbejder der indkaldes til en samtale om en mulig advarsel eller afskedigelse, har ret til at have en bisidder med. Det kan være en tillidsrepræsentant, en faglig konsulent eller en person medarbejderen selv vælger.
Det er god praksis at gøre medarbejderen opmærksom på denne ret inden samtalen. Det er ikke kun et udtryk for rimelighed. Det reducerer også risikoen for at medarbejderen efterfølgende anfægter processens forsvarlighed.
Er medarbejderen organiseret i en fagforening, kan der være yderligere krav til processen i henhold til den gældende overenskomst. Tjek de overenskomstmæssige krav inden du indkalder til samtalen.
Skriftlig advarsel og efterfølgende afskedigelse
En skriftlig advarsel er særlig vigtig som fundament for en efterfølgende afskedigelse, og sammenhængen mellem de to kræver opmærksomhed.
For at en afskedigelse med reference til en tidligere advarsel er saglig, skal der typisk være en tydelig sammenhæng mellem det forhold advarslen vedrørte, og det forhold afskedigelsen er begrundet i. En advarsel for forsinkelse kan ikke i sig selv begrunde en afskedigelse for dårlig faglig indsats. De to forhold er forskellige, og en advarsel for det ene giver ikke automatisk grundlag for at afskedige for det andet.
Derudover skal medarbejderen have haft en reel mulighed for at ændre adfærd. En advarsel der gives mandag og fører til afskedigelse fredag uden at medarbejderen har haft mulighed for at reagere på den, er ikke et rimeligt forløb.
Endelig skal advarslens indhold have været tilstrækkeligt klart til at medarbejderen vidste hvad der forventedes. En vag advarsel der ikke præcist beskriver det uacceptable forhold, giver ikke medarbejderen det nødvendige grundlag for at ændre adfærd.
Antal advarsler inden afskedigelse
Et af de spørgsmål der oftest stilles er hvor mange skriftlige advarsler der skal gives inden en medarbejder kan afskediges.
Svaret er at der ikke er et fast antal. Loven foreskriver ikke at der skal gives et bestemt antal advarsler. Vurderingen er altid konkret og afhænger af forholdet, dets alvor og medarbejderens reaktion.
For alvorlige forhold kan én advarsel være tilstrækkelig. For mindre alvorlige forhold kan der kræves to eller tre advarsler, fordi medarbejderen ved første advarsel kan have opfattet forholdet som mindre alvorligt end det var tiltænkt.
Det vigtige er at advarslen er klar og utvetydig, at medarbejderen har haft en reel mulighed for at rette op på forholdet, og at der er en rimelig progression i reaktionerne inden den endelige afskedigelse.
Bortvisning uden forudgående advarsel
Som nævnt er der situationer hvor en skriftlig advarsel ikke er nødvendig inden afskedigelse. Ved grov misligholdelse af ansættelsesforholdet kan arbejdsgiveren bortvise medarbejderen med øjeblikkelig virkning.
Bortvisning er den mest alvorlige reaktion og kræver et tungtvejende grundlag. Typiske bortvisningsgrunde er tyveri fra arbejdspladsen, vold eller trusler om vold, groft bedrageri mod arbejdsgiveren, grove tillidssvigt, bevidst sabotage af virksomhedens interesser, og seksuel chikane.
En bortvisning der ikke er begrundet i et tilstrækkeligt alvorligt forhold, kan af domstolene blive omklassificeret til en uberettiget afskedigelse, der udløser godtgørelse. Er du i tvivl om et forhold er alvorligt nok til bortvisning, er det altid det sikreste at rådgive dig med en advokat inden du handler.
Hos Netadvokaten rådgiver vi om bortvisningssager og udarbejder de nødvendige dokumenter.
Skriftlig advarsel i enkeltmandsvirksomhed og ApS
Reglerne om skriftlige advarsler gælder uanset om du driver enkeltmandsvirksomhed eller ApS. Ansættelsesretten skelner ikke mellem selskabsformer på dette punkt.
Det praktiske arbejde med at håndtere en medarbejder der ikke lever op til forventningerne, er det samme uanset selskabsform. Det er de samme regler om saglig afskedigelse, de samme krav til dokumentation, og de samme konsekvenser ved en forkert håndteret afskedigelse.
Det eneste der adskiller sig er at et ApS er en mere robust ramme for ansættelse generelt, fordi selskabet som juridisk enhed fortsætter uanset hvad der sker med ejeren personligt.
Sammenhæng med ansættelseskontrakten
Den skriftlige advarsel bør ses i sammenhæng med ansættelseskontrakten og de forventninger der er fastlagt der. Er der i ansættelseskontrakten aftalt specifikke pligter eller adfærdsregler, er det nemmere at dokumentere at en medarbejder ikke lever op til dem, når der gives en advarsel.
Er ansættelseskontrakten vag om arbejdsopgaverne og forventningerne, er det sværere at give en præcis og juridisk holdbar advarsel. Det er et argument for at ansættelseskontrakter bør beskrive stillingens indhold og forventningerne tilstrækkeligt præcist.
Hvis en skriftlig advarsel fører til en efterfølgende afskedigelse, bør processen håndteres i sammenhæng med de opsigelsesvilkår der fremgår af ansættelseskontrakten. Opsigelsesvarslet, eventuelle konkurrenceklausuler og andre vilkår er alle relevante i den videre proces.
Opbevaring og fortrolighed
En skriftlig advarsel er et fortroligt personaleforhold og bør opbevares som en del af medarbejderens personalesag. Den må ikke deles med uvedkommende og bør kun være tilgængelig for dem der har et legitimt behov for at kende til den, typisk den nærmeste leder og HR.
Opbevaringstiden for en skriftlig advarsel afhænger af omstændighederne. En advarsel der er fulgt op af en afskedigelse, bør opbevares i den tid der kan rejses krav i sagen. En advarsel der er givet til en medarbejder der stadig er ansat, bør opbevares i den tid den har juridisk relevans, typisk et til to år afhængigt af forholdet.
Databeskyttelsesforordningen, GDPR, stiller krav til behandling af personoplysninger, herunder personalesager. Sørg for at din håndtering af advarsler er i overensstemmelse med virksomhedens GDPR-politikker.
De mest almindelige fejl
At give en for vag advarsel. En advarsel der ikke præcist beskriver det konkrete forhold, giver ikke medarbejderen det nødvendige grundlag for at ændre adfærd og er svær at bruge juridisk.
At glemme at angive konsekvensen. En advarsel uden en klar angivelse af at gentagelse kan føre til afskedigelse, har begrænset juridisk vægt.
At stole på mundtlige advarsler. Mundtlige advarsler kan ikke dokumenteres præcist og tæller ikke juridisk på samme måde som skriftlige.
At give en advarsel for et konstrueret forhold. Advarsler der gives med det formål at skabe et juridisk grundlag for en afskedigelse der reelt er begrundet i noget andet, kan afsløres og svækker arbejdsgiverens retsstilling.
At bortvise for et forhold der ikke begrunder bortvisning. En bortvisning der ikke hviler på et tilstrækkeligt alvorligt grundlag, kan omklassificeres til en uberettiget afskedigelse.
At glemme samtalen inden advarslen. En advarsel der gives uden en forudgående dialog, løser sjældent problemet og kan forværre arbejdsforholdet unødigt.
At glemme medarbejderens ret til bisidder. Undlader du at informere medarbejderen om retten til bisidder, kan det anfægte processens forsvarlighed.
At give advarsler og derefter ikke følge op. En advarsel der ikke følges op, mister sin effekt og sin juridiske vægt. Giv en advarsel kun hvis du er parat til at følge den til dørs.